OptimatizaAutomatización para empresas de servicios profesionales que están cansadas de perseguir aprobaciones por correo
Construimos flujos y agentes de IA que reciben cada solicitud, arman el expediente, piden la aprobación al responsable, actualizan tus sistemas y avisan a quien corresponde — con registro de cada paso. El resultado: una operación ordenada, con reportes que se arman solos y un radar que vigila tu mercado. Tu equipo conserva las decisiones que requieren criterio; el sistema se encarga del trabajo repetitivo.
Los dolores que conocemos de memoria
Aprobaciones que se pierden en el correo
La solicitud de compra quedó en un hilo con 14 respuestas. Nadie sabe si el gerente ya la vio, y el proveedor sigue esperando. Se aprueba tarde o se aprueba dos veces.
Reportes armados a mano cada semana
Alguien de tu equipo pierde el viernes copiando datos de tres sistemas a un Excel para el reporte de dirección. Si esa persona falta, no hay reporte.
Datos repartidos en sistemas que no se hablan
El CRM dice una cosa, la facturación otra y el Excel del jefe una tercera. Cada consolidación manual es una oportunidad de error.
Facturas digitadas a mano
Llegan por correo, alguien las descarga, las transcribe al sistema y archiva el PDF. Horas de digitación con errores que aparecen al cierre del mes.
Solicitudes sin seguimiento
Un cliente o un compañero pide algo por correo o WhatsApp. Sin un registro central, nadie sabe qué está pendiente, de quién, ni desde cuándo.
Cero inteligencia de mercado
Tu competencia cambió precios, publicó un servicio nuevo o ganó una licitación — y te enteraste semanas después, por casualidad.
El resultado: una operación ordenada
Cada pieza ataca uno de esos dolores. Se construyen por separado, funcionan juntas.
Compras, vacaciones, descuentos, viáticos: la solicitud entra por un solo canal, se aprueba con un clic y queda registrado quién, cuándo y por qué.
Automatización de procesos → 📈 Reportes que llegan solosCada mañana o cada lunes, el tablero y el resumen ejecutivo se actualizan sin que nadie copie ni pegue nada.
Reportes con Power BI → 🔌 Sistemas que por fin se hablanCRM, ERP, facturación y hojas de cálculo sincronizados por API: un solo dato verdadero en vez de tres versiones.
Integraciones por API → 🧾 Facturas capturadas sin digitarLa factura llega, el sistema la lee, extrae los datos y los deja en tu sistema contable con el PDF archivado.
Procesamiento de facturas → 📡 Radar de mercadoUn sistema vigila precios, lanzamientos y movimientos de tu competencia y tu sector, y te resume lo relevante.
Inteligencia competitiva → 🎫 Solicitudes con dueño y estadoCada pedido interno o de cliente queda registrado, asignado y con seguimiento automático hasta cerrarse.
Agentes de IA →Así se ve un flujo de aprobación automatizado
Por formulario, correo o WhatsApp: una compra, un descuento, unas vacaciones.
El flujo registra quién pide, qué pide, y adjunta cotizaciones o documentos.
El responsable aprueba o rechaza desde Teams, correo o WhatsApp, sin buscar hilos.
Cada paso queda registrado: quién aprobó, cuándo y con qué comentario. Se acabó el "yo nunca vi ese correo".
Demostración ilustrativa animada: cómo una factura entra por correo y termina registrada en tu sistema sin que nadie la transcriba.
¿Prefieres verlo en movimiento?
En la página de casos tenemos demostraciones en video de captura de facturas, cotizador exprés, resumen ejecutivo diario y más. Son animaciones ilustrativas — tu flujo se construye a medida sobre tus sistemas reales.
Cómo funciona
Trabajamos sobre los sistemas que ya usas
No vendemos migraciones ni licencias: conectamos lo que ya tienes.
Precios publicados, sin letra pequeña
Un flujo puntual: un reporte automático diario, una alerta, una captura de facturas a tu sistema.
Un proceso completo: flujo de aprobaciones con recordatorios, escalamiento y registro de punta a punta.
Varios flujos y agentes trabajando juntos: aprobaciones + reportes + integraciones + radar de mercado.
Monitoreo, ajustes y soporte para que los flujos sigan corriendo cuando algo cambie en tus sistemas.
Evidencia honesta, sin humo
Una métrica medida, no una promesa: nuestro Capturista Digital procesa una factura en ~4 segundos, medido en video. Puedes verlo aquí.
Comemos de nuestra propia cocina: las publicaciones de Facebook e Instagram de Optimatiza las genera y publica un sistema propio, sin intervención humana. Y el chat Nova de este sitio es un agente real en vivo, no un guion.
Los demos de la página de casos son animaciones ilustrativas y así están etiquetados. Tu flujo se construye a medida sobre tus sistemas.
No publicamos testimonios ni porcentajes de mejora que no podamos demostrar. Cuando tengamos cifras medidas de clientes, las verás aquí con nombre y contexto.
Preguntas frecuentes
¿Qué procesos conviene automatizar primero en una empresa de servicios?
Los que generan más fricción con menos criterio involucrado: aprobaciones internas (compras, vacaciones, descuentos), reportes que alguien arma a mano cada semana, captura de facturas y seguimiento de solicitudes. En el diagnóstico gratis identificamos cuál te quita más horas y por dónde empezar.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Precios publicados: una unidad simple va de $600 a $1,200 (1–2 semanas), un proceso estándar de $1,200 a $3,000 (2–4 semanas) y una célula de varios flujos de $3,000 a $8,000 (4–8 semanas). La operación mensual va de $149 a $999 según el plan. Pagos por hitos 40/30/30. Detalle completo en la página de precios.
¿Tenemos que cambiar nuestros sistemas actuales?
No. Trabajamos sobre lo que ya usas: Microsoft 365, Google Workspace, tu CRM, tu ERP o sistema de facturación, y APIs propias. Herramientas como Power Automate o n8n conectan lo que ya tienes — no vendemos migraciones ni licencias. Mira cómo lo hacemos en integraciones por API.
¿Qué pasa cuando un caso necesita criterio humano?
El flujo lo escala a una persona de tu equipo con todo el contexto: qué se pidió, qué pasó y qué falta. El sistema se encarga del trabajo repetitivo; tu equipo conserva las decisiones, relaciones y tareas que requieren criterio.
¿Y si el primer flujo no funciona?
Tienes garantía de arranque: si el primer flujo no corre en producción en 30 días desde que recibimos accesos e información, devolvemos el setup. Los términos completos están publicados en la página de precios.
¿Dónde quedan nuestros datos?
En tus propias cuentas. Los flujos corren sobre tus licencias y tus sistemas; no almacenamos tu información en servidores nuestros. El detalle está en cómo cuidamos tu información.
¿Cuántas horas se fueron esta semana en perseguir aprobaciones y armar reportes?
Diagnóstico gratis de 20–30 minutos: revisamos tus procesos reales y te decimos qué conviene automatizar primero, qué no, y cuánto costaría — con los precios que ya viste publicados.
Agendar diagnóstico gratis →