Para dirección de finanzas y operaciones
Cuánto cuesta al año un proceso que su organización todavía ejecuta a mano
Digitación, cotejo de documentos, persecución de aprobaciones y traspaso de datos entre sistemas rara vez aparecen como línea del presupuesto: se pagan como salario. Con las horas, las personas y el costo cargado por hora que su área ya conoce, esta calculadora estima el costo mensual y anual del proceso manual, el ahorro al automatizarlo y el alcance de proyecto que corresponde.
La calculadora
Ingrese los datos de un proceso
Los campos parten de valores de ejemplo; sustitúyalos por los de su operación. El cálculo ocurre en esta misma página: los valores que escriba no se transmiten a ningún servidor. Si aún no sabe qué proceso medir, la guía de los nueve procesos que más se automatizan, evaluados por volumen, costo del error y riesgo ordena los candidatos.
Supuesto declarado: se asume que la automatización cubre el 70 % del tiempo manual del proceso; el resto permanece en su equipo para excepciones y decisiones que requieren criterio. El ahorro estimado no acredita la reducción de errores, de modo que la cifra es conservadora.
Lo que el proceso consume en doce meses al ritmo actual.
Sobre el 70 % del tiempo manual, sin acreditar errores evitados.
El cálculo
Qué hace la calculadora con sus números
Toda la aritmética está a la vista: puede reproducirla en una hoja de cálculo antes de llevarla a un comité.
Costo del proceso
Horas por semana × personas × costo cargado por hora × 4,33 semanas al mes, más errores por su costo unitario cuando se declaran.
Alcance sugerido
Se determina por las horas totales del equipo: menos de 10 h por semana, entre 10 y 25 h, o más de 25 h.
Ahorro y recuperación
El ahorro es el 70 % del costo del tiempo. La recuperación no se estima aquí: se calcula con la cotización del alcance evaluado.
Qué sustituye al trabajo manual
Un flujo de punta a punta, con la decisión todavía en su equipo
Lo que se construye no es una macro ni un asistente suelto: es el proceso completo, con controles y trazabilidad, desde la entrada del dato hasta el registro en sus sistemas. Sobre qué motor corre ese proceso se decide con la comparación entre Power Automate y n8n, criterio por criterio.
Alcances
Los tres alcances que usa la calculadora
La banda que le devuelve el cálculo depende únicamente de las horas totales del equipo. El costo se cotiza después, tras la evaluación de alcance, y cuando el alcance incluye un agente de IA se ordena con los seis factores que determinan la inversión en un agente.
Unidad simple
Procesos de menos de 10 h por semana · 1 a 2 semanasUn flujo puntual: una entrada, un proceso, una salida. Sirve como primer hito verificable antes de comprometer un programa mayor.
Unidad estándar
Procesos de 10 a 25 h por semana · 2 a 4 semanasFlujo con aprobaciones, validaciones y conexión a los sistemas de registro, con bitácora y manejo de excepciones.
Célula multi-agente
Procesos de más de 25 h por semana · 4 a 8 semanasVarios flujos y agentes coordinados sobre un área completa. Su viabilidad se confirma en la evaluación, no en esta página.
El otro lado del tablero
El costo interno es solo la mitad de la conversación
Esta calculadora mide lo que su operación gasta hacia adentro. La otra mitad del resultado se decide afuera: un competidor que mueve precios, un entrante nuevo, un cambio regulatorio, un contrato que cambia de manos. Ese frente no se resuelve con un flujo de trabajo, sino con un departamento que lo vigile de forma sistemática.
Inteligencia competitiva
Montamos el departamento que vigila el entorno de su organización: ciclo de inteligencia, umbrales con acción pre-acordada y responsables con nombre.
Conocer la práctica →Automatización empresarial
El proceso completo de punta a punta, con controles y trazabilidad, y su equipo a cargo de las decisiones que requieren criterio.
Ver la solución →Alertas tempranas
Indicadores del entorno con umbral definido: cuando se cruza, hay una acción acordada y un responsable de ejecutarla.
Ver cómo operan →Preguntas frecuentes
Lo que suele preguntar un comité antes de aprobar
¿Qué tan confiable es el resultado de la calculadora?
Es una estimación orientativa construida con los números que usted ingresa. No es una cotización ni una promesa de resultado. La cifra firme sale de la evaluación ejecutiva, donde se revisa el proceso concreto y sus sistemas.
¿Por qué el supuesto de 70 % del tiempo?
Porque un flujo bien diseñado absorbe la parte repetitiva, pero las excepciones, las aprobaciones y las decisiones que requieren criterio quedan en su equipo. Se usa como supuesto conservador y se declara visible; el porcentaje real de su proceso se define en la evaluación.
¿Qué incluye el alcance sugerido?
Construcción, pruebas y entrega documentada, con hitos verificables. Se paga por hitos y cada proyecto se cotiza tras una evaluación de alcance según complejidad, integraciones, volumen, seguridad y soporte. El esquema está descrito en la metodología.
¿Hay operación mensual después del proyecto?
Es opcional y se dimensiona según el monitoreo y la mejora continua que la organización requiera; el esquema está en operación administrada. También puede operarlo su propio equipo: la entrega es documentada y los accesos quedan a nombre de su organización.
¿Y si el retorno no justifica la automatización?
Se dice con franqueza. Si el ahorro estimado no justifica la inversión cotizada, ese proceso no es el primero que conviene automatizar. En la evaluación se busca aquel donde el retorno sí tiene sentido, y si no lo hay en ninguno, también se informa.
¿Los datos que ingreso salen de mi navegador?
No. El cálculo ocurre en la propia página y los valores que usted escribe no se transmiten a ningún servidor. Las prácticas de manejo de información están descritas en seguridad y gobierno.
Ya tiene el orden de magnitud. Falta la cifra firme.
La evaluación ejecutiva revisa el proceso real, sus volúmenes y sus sistemas, y define qué conviene automatizar, qué no y con qué alcance.