Guía de criterio de Optimatiza
De Google Workspace a Microsoft 365: prepare la migración y a su equipo
Antes de contratar una migración, conviene definir qué cambia, quién lo valida y cómo seguirá trabajando el personal. Esta guía de Optimatiza propone criterios para preparar el alcance; no describe un proyecto de cliente terminado ni sustituye el diseño específico de su organización.
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1. Inventario: qué hay que trasladar y qué depende de ello
Prepare un inventario con responsables, volumen aproximado y criticidad. Incluya cuentas activas, correo, calendarios, contactos, Drive personal, unidades compartidas, propietarios y accesos externos. Añada formularios, automatizaciones e integraciones que utilizan esas cuentas o documentos.
Registre también qué debe conservarse, qué puede archivarse y qué necesita revisión. La dirección del proyecto debe aprobar las exclusiones. Microsoft distingue la preparación de usuarios, correo y archivos en su ruta de transición; comprar licencias es solo una parte del trabajo.
2. Acordar destinos, propietarios y permisos
- Correo, calendarios y contactos: evaluar Exchange Online y el uso de Outlook.
- Archivos personales de trabajo: valorar OneDrive según propiedad y uso.
- Documentos compartidos del equipo: diseñar bibliotecas de SharePoint con responsables.
- Colaboración diaria: definir cómo se utilizarán Teams, canales y reuniones.
Los archivos de los equipos de Teams se almacenan en SharePoint; la estructura debe diseñarse conjuntamente. Relación entre Teams y SharePoint.
No dé por equivalentes los permisos de origen y destino. Migration Manager requiere revisar destinos, identidades y opciones de permisos. Las integraciones necesitan su propia validación.
3. Un piloto con criterios de aceptación
Proponemos seleccionar usuarios y documentos representativos, incluidos casos con colaboración externa y excepciones. Antes de migrar, acuerde quién comprobará cada resultado y qué evidencia se guardará.
- Comprobar correo, citas y contactos mediante muestras acordadas.
- Abrir documentos, revisar formatos y verificar acceso con los perfiles previstos.
- Probar los recorridos de trabajo y registrar incidencias pendientes.
Hay límites que deben contemplarse: la herramienta de correo no traslada determinados elementos, como calendarios compartidos y reservas de salas. Consulte las limitaciones oficiales antes de fijar la aceptación.
4. Decidir cuándo avanzar, detenerse o recuperar
El plan debe nombrar a quien autoriza cada etapa, los canales de aviso y los supuestos que obligan a detenerla. Defina cómo se conservarán los datos de origen y qué acceso será necesario durante la comprobación.
Documente las opciones de recuperación o reversión para cada componente, sus límites y quién puede ejecutarlas. Si ya hubo actividad en el destino, no presuponga que volver atrás es automático. La retirada de servicios anteriores debe ser una decisión posterior a la validación y a las obligaciones de conservación de la organización.
5. Capacitación según el trabajo de cada persona
La formación debe practicar tareas, no limitarse a presentar aplicaciones. Como propuesta de preparación, distinga estos grupos:
- Personal: correo, reuniones, búsqueda, archivos y uso compartido.
- Responsables de equipo: organización documental, propietarios y revisión de accesos.
- TI y soporte: administración acordada, incidencias y documentación operativa.
Asigne un referente interno, prepare instrucciones consultables y recoja dudas del piloto. Microsoft recomienda acompañar la adopción con comunicación, formación y materiales de ayuda. Orientación oficial de adopción.
6. Convertir la preparación en un alcance contratable
Solicite una propuesta que identifique sistemas incluidos, exclusiones, licencias, responsables, pruebas, capacitación y soporte acordado. Fechas y dedicación dependen del inventario y de las dependencias.
Optimatiza evalúa la transición y capacitación mediante colaboración 100 % remota. La coordinación se acuerda en español; el inglés técnico escrito se delimita según el proyecto. Comparta el contexto y la zona horaria de su equipo para evaluar el siguiente paso.
Preguntas frecuentes
¿Todo se migra automáticamente?
¿Cuándo conviene formar al personal?
¿Se puede evaluar el proyecto desde otro país?
Conversar sobre alcance y coordinación
Trabajo remoto desde San Salvador, en español e inglés técnico escrito. Acordamos alcance, responsabilidades y solape horario antes de iniciar.